Modularer Workspace für Hausverwaltungen
Ein aufgeräumter, modularer Arbeitsbereich, der sich nahtlos über Ihre bestehende Software legt. Er fängt zeitraubende Routineaufgaben zuverlässig ab, automatisiert anspruchsvolle Vorgänge von der Schadensmeldung bis zur Handwerkerabstimmung und gibt Ihnen durch integrierte Dashboards, CRM und Portale die volle Übersicht über Ihr gesamtes Team.
Keine Softwareumstellung • Kein Programmieraufwand • Sofort einsatzbereit.
Sie behalten die volle Entscheidungshoheit – während der Workspace die Vorarbeit leistet.
Modul: Posteingang & Meldungs-Assistent
„Heizungsausfall im 2. OG rechts – Mieter bittet um zeitnahe Behebung.“
Der Unterschied
Eine Nachricht trifft ein. Ihr modularer Workspace ordnet den Vorgang blitzschnell dem richtigen Objekt zu, prüft relevante Beschluss- und Vertragswerke im Hintergrund, gleicht Fristen und Grenzwerte ab und bereitet den kompletten Fall inklusive Antwortentwurf vor.
E-Mail sichten
MenschlichObjekt zuordnen
MenschlichAkten recherchieren
MenschlichRückfragen klären
MenschlichAntwort tippen
MenschlichKontrolle & Versand
MenschlichE-Mail analysiert
Workspace VorarbeitObjekt & Vertrag erkannt
Workspace VorarbeitBeschlüsse geprüft
Workspace VorarbeitEntwurf erstellt
Workspace VorarbeitPrüfen & Freigeben
Ihr MitarbeiterVersand & Ablage
Erledigt in 2 Min.Modularer Workspace-Baukasten
Keine starre Einheitssoftware, sondern ein flexibles System: Nutzen Sie genau die Bausteine, die Ihre Hausverwaltung heute entlasten — modular erweiterbar nach Ihrem Bedarf.
Fängt Routineanfragen automatisch ab und löst selbst vielschichtige Vorgänge strukturiert auf. Spart Ihrem Team täglich Stunden an manueller Recherche und Textarbeit.
Echtzeit-Einblicke für Geschäftsführer und Teamleiter: Sehen Sie auf einen Blick, wie viele Vorgänge offen sind, wie das Team ausgelastet ist und wo Fristen drohen.
Das digitale Gedächtnis Ihrer Verwaltung: Verknüpft Objekte, Mieter, Eigentümer, Beiräte und Verträge nahtlos miteinander. Alle Informationen sofort griffbereit.
Schluss mit unvollständigen Telefonaten und Zettelwirtschaft: Geben Sie Mietern und Handwerkern einen einfachen, direkten Kanal für strukturierte Meldungen.
Jede Hausverwaltung betreut andere Liegenschaften, WEGs und Sonderprozesse. In alle vier Säulen binden wir vollständig individuelle, verwaltungsspezifische Automatisierungen ein — und stellen Ihnen diese in der Regel innerhalb von nur 10 bis 14 Tagen schlüsselfertig bereit.
Ein Fall aus dem Alltag
Sehen Sie selbst, wie eine typische Störungsmeldung aus dem Mieteralltag eingeht — und wie der modulare Workspace die komplette Vorarbeit in 2 Minuten erledigt, den Wartungsdienst beauftragt und auf Wiedervorlage legt.
Guten Morgen Liegenschaftsteam,
im Gebäude Musterstraße 12 (WEG-041) ist seit heute früh der Hauptaufzug außer Betrieb. Die Kabine steht mit offener Innentür im 3. OG und reagiert auf keinen Rufknopf mehr. Im Haus wohnen mehrere ältere Eigentümer, die dringend auf den Aufzug angewiesen sind.
Können Sie bitte umgehend die Wartungsfirma mit der Entstörung beauftragen und einen Aushang veranlassen?
Mit freundlichen Grüßen,
Thomas Weber
Musterstraße 12, 3. OG links · Mobil: 0172 / 45 88 190
Video-Mediathek & Einblicke
Kurze, fokussierte Video-Einblicke direkt aus der Software: Wählen Sie ein Thema und sehen Sie, wie Routineabläufe, Dokumentenablage und Mieterakten automatisiert werden.
Modulare Einsatzbereiche
Von alltäglicher Routine bis hin zu vielschichtigen, anspruchsvollen Verwaltungsabläufen:
E-Mails und Anfragen automatisch analysieren, kategorisieren und dem richtigen Objekt zuordnen.
Mängel erfassen, Versicherungsklauseln & Handwerkerverträge abgleichen, Kostengrenzen prüfen und Angebote einholen.
Mietverträge, Beschlusssammlungen, Teilungserklärungen und Hausordnungen in Sekunden präzise abfragen.
Fundierte Schreiben an Eigentümer, Mieter oder Beiräte vorbereiten – rechtssicher und individuell abgestimmt.
Mehrstufige Plausibilitätsprüfung bei Rechnungen, Vorkontierung und nahtlose Anbindung an DATEV & Buchhaltungssysteme.
Wartungstermine, Kündigungsfristen und Gewährleistungen proaktiv überwachen und rechtzeitig anstoßen.
Kein manuelles Sortieren mehr: Dokumente werden direkt am richtigen Objekt und Vorgang sicher archiviert.
CRM, DMS, ERP, Portale und Fachprogramme vereint: Der Workspace fungiert als intelligentes Dachsystem, das Insellösungen verbindet und Daten zentral synchronisiert.
Nennen Sie uns einen Vorgang, der bei Ihnen jede Woche Zeit frisst. Wir sagen Ihnen, was davon automatisierbar ist.
Haltung
Die Automatisierung soll Ihr Team entlasten, nicht ersetzen. Der Unterschied liegt darin, wem die Vorarbeit abgenommen wird — und wer die Entscheidung behält.
„Wir ersetzen Ihre Mitarbeiter durch KI.“
„Wir nehmen Ihren Mitarbeitern die Vorarbeit ab.“
Die wertvollste Arbeitszeit Ihres Teams sollte nicht dafür verwendet werden, E-Mails zu sortieren, Dokumente zu durchsuchen, Informationen aus Verträgen zusammenzutragen oder immer wieder dieselben Prozesse manuell anzustoßen. Wenn Objekte und Vorgänge zunehmen, muss das Backoffice nicht im gleichen Maß mitwachsen.
Workspace
Wiederkehrende E-Mails, Datenabgleiche und Recherchen werden automatisiert erledigt.
Dashboards & CRM
Auslastung, Vorgangsstatus und Objektwissen sind in Echtzeit abrufbar.
Ihr Team
Ihre Mitarbeiter gewinnen wertvolle Zeit für Eigentümer, Vor-Ort-Termine und Wachstum.
Das Zusammenspiel
Ob Schadensmeldung, Mieterportal-Ticket, Fristenüberwachung, Belegprüfung oder wiederkehrender Routineablauf: Der Workspace übernimmt die zeitintensive Daten- und Recherchearbeit quer über alle Systeme – während die finale Freigabe stets bei Ihrem Team bleibt.
Automatisiert, wo Automatisierung sinnvoll ist.
Menschlich, wo Verantwortung und Kontrolle gefragt sind.
Datenschutz und Kontrolle
Die Lösung ist als On-Premise-System konzipiert und kann auf Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden. Auch die Wissensbasis setzt auf lokalen Ordnern, Netzlaufwerken oder eingebundenen Speicherorten auf.
Keine Blackbox, die Ihre gesamten Unternehmensdaten an irgendeinen externen Dienst überträgt.
Von der ersten Analyse bis zum laufenden Backoffice
Wir starten nicht mit der Frage „Wo können wir KI einsetzen?“, sondern mit „Welche Prozesse kosten Ihr Team heute unnötig viel Zeit?“
Wir schauen uns Ihre tatsächlichen Abläufe an: Wo entstehen Rückstände? Welche Vorgänge wiederholen sich? Welche Informationen werden regelmäßig zusammengesucht?
Wir wählen gemeinsam die Prozesse aus, bei denen Automatisierung tatsächlich einen wirtschaftlichen Vorteil bringt.
Die Automatisierung wird in Ihre bestehende Umgebung integriert und die notwendigen Workflows werden gebaut.
Dashboards, CRM-Felder und Mieterportale werden exakt an Ihre Objekte und Verwaltungsprozesse angepasst.
Wir legen fest, was automatisch vorbereitet wird, was geprüft werden muss und was vollständig bei Ihren Mitarbeitern bleibt.
Nach dem Go-Live wird der Prozess laufend verbessert — anhand der Vorgänge, die wirklich anfallen.
Der Workspace entlastet Ihr bestehendes Team enorm. Wenn Sie jedoch zusätzliche operative Kapazitäten suchen, stellen wir Ihnen über unsere Backoffice Helden exklusiv zugeordnete, qualifizierte deutsche Remote-Fachkräfte an die Seite, die den Workspace direkt bedienen.
Erstgespräch
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welche Module und Automatisierungen Ihrer Hausverwaltung sofort spürbare Entlastung und volle Übersicht bringen. Im unverbindlichen Erstgespräch analysieren wir einen konkreten Prozess aus Ihrem Alltag.
Beschreiben Sie uns kurz den Ablauf, den Sie gerne automatisiert hätten. Wir prüfen kostenfrei die Machbarkeit und zeigen Ihnen, wie die Lösung in Ihrem Workspace konkret aussieht.
