Optionale Personal-Ergänzung
Der Workspace nimmt Ihrem Team die zeitraubende Routine ab. Wenn Sie darüber hinaus zusätzliche operative Entlastung brauchen: Wir stellen Ihnen fest zugeordnete, qualifizierte Remote-Fachkräfte an die Seite, die den Workspace direkt bedienen und Ihre Vorgänge eigenständig abarbeiten.
Kein Recruiting-Stress • Feste Ansprechpartnerin • Auf Ihren Workspace eingearbeitet.
Flexibel skalierbar nach Ihrem tatsächlichen Betreuungsbedarf.
Einsatzprofil: Hausverwaltungen & Maklerbüros
„Übernimmt die vorbereiteten Vorgänge aus dem Workspace, telefoniert mit Dienstleistern und pflegt Ihr CRM.“
Warum Backoffice Helden?
Kombinieren Sie moderne Prozessautomatisierung mit verlässlicher menschlicher Arbeitskraft. Unsere Backoffice Helden sind die perfekte Ergänzung für jedes Büro.
Kein anonymer Pool. Sie arbeiten mit einer festen Person zusammen, die Ihr Büro, Ihre Objekte und Ihre Kunden kennenlernt.
Ihre Helden kennen den Operon Dynamics Workspace in- und auswendig. Sie müssen keine monatelange Software-Schulung leisten.
Keine Lohnnebenkosten-Risiken, keine Ausfallzeiten bei Krankheit. Sie buchen flexible Stunden- oder Monatspakete.
Deutsche Sprachkompetenz, kaufmännisches Verständnis und lückenlose Dokumentation aller erledigten Vorgänge.
Statt monatelang nach Personal zu suchen, startet Ihre Unterstützung innerhalb von wenigen Tagen direkt an Ihrer Seite.
Lassen Sie uns besprechen, wie viele Stunden Unterstützung Ihr Büro benötigt.
Klassische Einstellung vs. Backoffice Helden
Monatelanges Recruiting, Headhunter-Provisionen und lange Einarbeitungsphasen binden wertvolle Ressourcen. Mit den Backoffice Helden überspringen Sie diesen Prozess komplett.
Stellenanzeigen schalten
Wochenlanges WartenBewerber filtern
Viele unpassende ProfileInterviews führen
Bindet Inhaber-ZeitLange Kündigungsfristen
Oft 3 Monate WartezeitSoftware mühsam schulen
Monate bis zur ProduktivitätVolles Fixkosten-Risiko
Lohnnebenkosten & AusfälleBedarf besprechen
1 kurzes ErstgesprächProfil-Match
Passende Kraft zugeordnetWorkspace-geschult
Bereits vorqualifiziertStart in wenigen Tagen
Direkte EntlastungEchte Team-Kollegin
Kennt Ihre KundenVolle Kostensicherheit
Skalierbar nach BedarfOperative Entlastung
Keine theoretische Beratung, sondern hands-on Unterstützung: Ihre Fachkraft arbeitet die vorbereiteten Fälle aus dem Workspace ab und übernimmt alle kommunikativen Schnittstellen.
Prüft eingehende Nachrichten, gleicht diese mit dem CRM und dem Workspace ab und bringt vorbereitete Antwortentwürfe direkt zur Freigabe.
Telefoniert Handwerkern, Versicherern oder Dienstleistern hinterher, holt Statusberichte ein und pflegt die Ergebnisse direkt im System ein.
Sorgt für ein makelloses, gepflegtes CRM. Neue Kundenanschriften, Bankverbindungen und Verträge werden fehlerfrei eingepflegt.
Jedes Büro hat ganz eigene Sonderprozesse. Ihre Fachkraft arbeitet sich gezielt in Ihre unternehmensspezifischen Fachthemen, Spezialtarife oder Sonderbeschlüsse ein.
Der Ablauf
Kein langwieriges Bewerbungsverfahren. Wir machen den Start für Ihr Büro so unkompliziert und zeiteffizient wie möglich.
In einem 20-minütigen Gespräch analysieren wir, welche Aufgaben Ihr Büro am dringendsten abgeben möchte und wie viele Stunden Sie benötigen.
Wir stellen Ihnen eine feste Fachkraft vor, die sowohl fachlich als auch menschlich ideal zu Ihrem Team und Ihrer Branche passt.
Die Fachkraft wird auf Ihre spezifischen Arbeitsweisen gebrieft und nutzt den Operon Dynamics Workspace direkt zur Abarbeitung.
Ihr Posteingang wird tagesaktuell betreut, Rückstände gehören der Vergangenheit an und Ihr Team hat endlich wieder Zeit für Kunden.
Sicherheit und Vertrauen
Ihre Mandanten- und Objektdaten verlangen absolute Diskretion. Unsere Backoffice Helden arbeiten unter strengsten Sicherheitsrichtlinien direkt auf Ihrer geschützten Infrastruktur.
Voller rechtlicher Schutz für Sie: Standard-AV-Vertrag und strenge Geheimhaltungsvereinbarung inklusive.
Erstgespräch
Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen, an welchen Stellen eine remote Fachkraft in Kombination mit dem Workspace den größten Hebel für Ihre Hausverwaltung oder Ihr Maklerbüro bietet.
